Elle répond quand
vous ne pouvez pas.
Une intelligence artificielle qui répond au téléphone de votre commerce, en français et en anglais. Elle renseigne vos clients, prend les rendez-vous et vous envoie le résumé de chaque appel.
Quelques heures par semaine, ou jour et nuit : c’est vous qui choisissez.
Appel entrantLe commerce est fermé depuis 17 h.
Elle répond« Garage démo, bonsoir ! Ici l’assistante virtuelle. »
Rendez-vous prisJeudi, 10 h. Vous recevez le résumé.
Vous choisissez quand elle répond.
Elle prend seulement les appels que votre équipe ne peut pas prendre, ou tous les appels. Quatre façons de s’en servir, qui se combinent.
La ligne est occupée ? Elle prend l’appel.
Votre équipe répond en premier, comme d’habitude. Quand la ligne est occupée ou que personne ne décroche après quelques sonneries, l’appel passe à elle au lieu de la boîte vocale.
Scénario illustratif · IA
Samedi matin, vous êtes à l’aréna. Elle est au téléphone.
À la fermeture, la ligne passe à elle. Elle renseigne, prend les rendez-vous et note les messages. Vous recevez le résumé de chaque appel; lundi matin, vous savez qui a appelé et pourquoi.
Scénario illustratif · IA
Votre secrétaire part deux semaines. La ligne reste ouverte.
Vacances, congé, journée de formation : elle tient l’accueil téléphonique pendant l’absence, puis redonne la ligne au retour. Personne à former pour deux semaines.
Scénario illustratif · IA
24 heures sur 24, 7 jours sur 7.
Elle peut aussi répondre à tous les appels, tout le temps. Une urgence à 2 h du matin : elle prend le message et vous prévient selon vos règles.
Scénario illustratif · IA
Votre équipe répond le jour. Elle répond le soir, la nuit et la fin de semaine.
- Votre équipe répond
- Elle répond
- Fermé
Exemple : un commerce ouvert du lundi au vendredi, de 8 h à 17 h.
Scénario illustratif · IA
Trois appels en même temps. Trois réponses.
Une personne prend un appel à la fois. La secrétaire virtuelle, elle, peut en prendre plusieurs en même temps : à l’heure de pointe, le deuxième et le troisième appel obtiennent aussi une réponse.
- Ligne 1Prise de rendez-vousElle répond1:12
- Ligne 2Question sur les heures d’ouvertureElle répond0:27
- Ligne 3Message pour l’atelierElle répond0:48
Exemple. Le nombre d’appels pris en même temps s’ajuste à votre achalandage.
Ce qu’elle fait pendant l’appel.
Elle répond aux questions.
Vos heures, votre adresse, vos services, les prix que vous l’autorisez à donner.
Elle prend les rendez-vous.
Dans votre agenda en ligne, selon vos règles : durée, jours, délais.
Elle prend le message.
Nom, numéro, raison de l’appel. Vous le recevez par courriel dans les minutes qui suivent.
Elle transfère l’appel à une personne.
Une urgence, une demande précise : l’appel est transféré à la personne que vous avez choisie.
Elle parle français et anglais.
Elle suit la langue de la personne qui appelle.
Un appel, du début à la fin.
Mardi, 18 h 42. Le Garage démo est fermé depuis 17 h.
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Scénario illustratif · IA
Une cliente appelle.
Stationnée devant le fleuve, elle veut faire poser ses pneus d’hiver avant la première neige.
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Appel en cours
Elle« Garage démo, bonsoir ! Ici l’assistante virtuelle du garage, une intelligence artificielle. Comment puis-je vous aider ? »
La cliente« Bonsoir. J’aimerais faire poser mes pneus d’hiver. »
Elle« Avec plaisir. J’ai jeudi à 10 h ou vendredi à 8 h. Qu’est-ce qui vous convient ? »
La cliente« Jeudi, 10 h. »
Elle« C’est noté. À quel nom, et à quel numéro peut-on vous joindre ? »
La cliente« Julie Tremblay, 418 555-0142. »
Elle« Merci, madame Tremblay. C’est réservé : jeudi, 10 h, pose de pneus d’hiver. Bonne soirée ! »
Elle répond, et dit ce qu’elle est.
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Scénario illustratif · IA
Milhomme SICourriel · 18 h 44
Nouveau rendez-vous : jeudi, 10 h
Julie Tremblay, 418 555-0142. Pose de pneus d’hiver. Inscrit à l’agenda. Appel reçu à 18 h 42.
Vous recevez le résumé.
Le rendez-vous est déjà à l’agenda. Vous n’avez personne à rappeler.
Scénario illustratif : le commerce, le nom et le numéro sont fictifs.
Elle se présente comme elle est.
Elle le dit tout de suite.
Dès les premiers mots, elle dit qu’elle est une assistante virtuelle, une intelligence artificielle. Personne n’a l’impression de s’être fait jouer.
Elle s’en tient à votre fiche.
Elle répond à partir de la fiche de votre commerce. Si l’information n’y est pas, sa consigne est de prendre le message plutôt que d’inventer une réponse.
Une personne, sur demande.
Quelqu’un demande à parler à une personne : elle transfère l’appel ou prend le message, selon l’heure.
Les appels sont traités hors du Québec.
La secrétaire fonctionne en ligne : la voix de vos clients, leur nom et leur numéro passent par des serveurs situés hors du Québec. Vous choisissez si les appels sont enregistrés; un résumé écrit est conservé dans tous les cas. Avant la mise en service, on voit ensemble ce qu’il faut annoncer à vos clients pour respecter la Loi 25.
Rien ne change à votre ligne.
Vous gardez votre numéro et votre téléphone. Aucun appareil à installer.
On écrit sa fiche ensemble.
Vos heures, vos services, vos questions fréquentes, vos règles de rendez-vous, qui prévenir en cas d’urgence.
Vous l’appelez pour l’essayer.
On ajuste ses réponses jusqu’à ce qu’elle parle de votre commerce comme vous.
Un renvoi d’appel, et elle prend le relais.
Le renvoi se règle auprès de votre fournisseur de téléphone, aux moments que vous avez choisis. Pour arrêter, on l’enlève.
Bientôt, plus que le téléphone.
La même secrétaire, pour les courriels et les factures. Elle prépare, vous approuvez.
Les courriels.
Elle trie, dirige vers la bonne personne et prépare les réponses. Vous relisez, puis vous envoyez.
Les factures et les paiements.
Elle prépare vos factures et les rappels par courriel aux clients en retard. Rien ne part et rien ne se paie sans votre accord.
Qui répond chez vous à 18 h 42 ?
25 minutes pour regarder les appels que vous manquez et choisir quand elle prend le relais. Premier échange sans engagement.
Parlons-en 25 minutes (nouvel onglet)Service en lancement : les premières installations se font une à la fois, avec vous.
Scénario illustratif · IA